Mitarbeiter-Apps

Vorteile einer MA-App für Ihr Unternehmen

Mitarbeiter-Apps werden immer sinnvoller, denn jede Person trägt heutzutage das Smartphone bei sich und gelangt somit direkt an alle wichtigen Informationen.

Manche werden sich vielleicht fragen „Eine App für die Arbeit?“, doch gerade im Rahmen der Unternehmenskommunikation ist es wichtig, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über einen einzigen Kanal strukturiert und schnellstmöglich mit allen wichtigen Informationen versorgt werden.

Besonders aktuelle Ereignisse, wie zum Beispiel die Corona-Pandemie, die häufig neue Regelungen mit sich bringen, erfordert eine schnelle Reaktion und einen guten Informationsfluss, um Mitarbeiter:innen zeitnah über Änderungen in Kenntnis zu setzen.

Was sind die Vorteile einer Mitarbeiter-App?

„Wozu brauchen wir digitale Lösungen für Mitarbeiter:innen? Wir haben doch Microsoft Teams und diese witzigen Chatgruppen für alle Kolleg:innen!“ – klingt zunächst plausibel. Doch genauso wie mit Mails, dem Intranet, Mitarbeiterzeitungen oder Aushängen erreicht man auch mit Chats längst nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Somit fällt es Mitarbeiter:innen schwer, schnell an Informationen und Neuigkeiten aus dem eigenen Unternehmen zu gelangen. Durch Mitarbeiter-Apps soll diese Barriere durchbrochen werden, denn eine Mitarbeiter-App auf dem Smartphone ist immer mit dabei und immer aktuell. So erreichen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an allen Standorten und Arbeitsplätzen – auch im Homeoffice.

Verbesserte Kommunikation durch Mitarbeiter-Apps

Dank der Push-Funktion, bei der Nachrichten direkt auf dem Smartphone ausgespielt und angezeigt werden, ist eine barrierefreie interne Kommunikation möglich. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass die Mitarbeiter:innen der Push-Funktion zustimmen (Opt-in). So ist es möglich, alle Kolleginnen und Kollegen über wichtige unternehmerische Entscheidungen schnellstmöglich zu informieren. Gibt es an einem Standort beispielsweise ein technisches Problem, wodurch eventuell für ein paar Stunden das Arbeiten nicht möglich ist, bekommen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieses Standortes automatisch eine Meldung. Eine Mitarbeiter-App ist also unverzichtbar für die reibungslose Kommunikation und unterstützt bei der täglichen Arbeit.

Die wichtigsten Inhaltsfunktionen von Mitarbeiter-Apps

Eine gut funktionierende und ausgestattete Mitarbeiter-App sollte eine interaktive Kommunikation ermöglichen. Sie sollte nicht nur als Informationsquelle für die Mitarbeiter:innen dienen, sondern auch für den Austausch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander – zum Beispiel als interner Chat – fungieren. Zudem sollte man ein internes Wiki in die Mitarbeiter-App einbauen, um Wissen leicht zugänglich zu machen.

Mögliche Features einer Mitarbeiter-App

Weitere Funktionen, die eine Mitarbeiter-App beinhalten könnte, sind beispielsweise:

  • Eine Zeiterfassung
  • Eine Onboarding-Option durch persönliche E-Mails oder die Vergabe von Zugangscodes
  • Eine Begrüßungsseite und ein Tutorial zur App, um die erste Interaktion zu erleichtern und das Nutzungsverhalten zu steuern
  • Verwaltung der Inhalte für einzelne Standorte oder Abteilungen
  • Gesundes Homeoffice

Eine Mitarbeiter-App – unterschiedliche Zielgruppen

Die zielgruppenspezifische Entwicklung und Individualisierung von Mitarbeiter-Apps helfen dabei, das Nutzererlebnis zu verbessern. Aber nach welchen Gruppen kann und sollte unterschieden werden?

Vertikale Teilung
Eine vertikale Teilung bedeutet, Pfade anzulegen, die unterschiedliche Gruppen von Nutzer:innen ab der ersten Minute (Onboarding) trennen und bis zuletzt (Offboarding) unterschiedliche Funktionen anzubieten.

Horizontale Teilung
Eine horizontale Teilung bedeutet, die Nutzer:innen nicht nach Aufgabengebiet, sondern Funktionen nach Erfahrungen zu trennen. Neueinsteiger:innen erhalten somit eine eingeschränkte Funktionsauswahl, die sich Stück für Stück erweitern lässt und im Laufe eines „progressiven Onboardings“, verteilt über einen längeren Zeitraum, neue für fortgeschrittene Benutzer:innen empfohlene Funktionen bereithält.

Drei Screenshots der Onboarding-App zeigen Begrüßungstext

Beide Teilungen der Zielgruppe in Mitarbeiter-Apps helfen, das Erlebnis einer jeden Nutzerin und eines jeden Nutzers funktional zu optimieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Veränderung beziehungsweise das Setup aus emotionaler Sicht noch transparenter zu gestalten und stärker in den Fokus zu rücken. Eine neue Funktion zu erhalten, fühlt sich in Anbetracht der damit verbundenen Arbeit oft nicht sonderlich schmeichelhaft an. Doch werden der zuvor stattgefundene Zuwachs an Erfahrung und Erfolge dargestellt und Wertschätzung dafür ausgedrückt, so kann eine neue anspruchsvollere Aufgabe doch mit einem gewissen Reiz verbunden sein, sich auch dort positiv hervorzuheben. Da dies nur nebenbei für eine Belohnung – ob Geld oder Lohn – geschieht, wurde psychologisch unlängst bewiesen. Macht dem Bearbeitenden eine Aufgabe intrinsisch keine Freude, ist es extrinsisch von äußerst kurzfristigem Erfolg gekrönt, ihn durch Belohnungen dafür zu inzentiveren.

Und hier kommt das Konzept „Flow“ zum Tragen. Aufgaben, die einem Menschen per se Freude bereiten, können durch Wiederholungen an Reiz verlieren. Ein fortwährender Zustand des Glücks bei Ausübung einer Tätigkeit kann nur bestehen, sofern sich der Anspruch an den Grad des Erfolgs richtet und somit sowohl eine Unterforderung als auch eine Überforderung ausgeschlossen wird.

Praktisch formuliert: Hat ein Nutzer oder eine Nutzerin eine bestimmte Aufgabe verinnerlicht und führt diese ohne Schwierigkeit aus, so kann eine darauf aufbauende Aufgabe beziehungsweise mehr Verantwortung übertragen werden, um ihr oder ihm die erneute Ausübung nicht zu verleiden. Wird dieses Verhalten mit sinnhaften Belohnungen gekoppelt, ergibt sich eine langfristige Form der Motivation.

Sinnhafte Belohnungen sind stets auf die eigentliche Sache und den Kontext bezogen, in dem sie verliehen werden. Anstatt einem neuen Mitarbeitenden jedes Mal ein wenig mehr Geld für neue Aufgaben zu bezahlen, sobald er sie erfolgreich verstanden und ausgeführt hat, so ergäbe sich kurzfristig eine hohe Motivation, jedoch keinerlei langfristiger Mehrwert. Eine sinnvollere Belohnung wäre es, Mitarbeitenden je nach Engagement Zugang zu Aufgabenbereichen zu geben, die ihnen besonders liegen und ihnen Freude bereiten.

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