Mobile Dokumentation bei Anlagentechnikern verbessern

Beispiel unseres Design Thinking Workshops

Für die Entwicklung innovativer mobiler Lösungsansätze setzen wir bei adesso mobile unter anderem auf den Design Thinking Prozess. Dieser hilft uns dabei, gemeinsam mit unseren Kunden innerhalb kürzester Zeit Lösungen für komplexe Fragestellungen und Herausforderungen zu entwickeln.

Wir haben einen Design Thinking Workshop mit einem Unternehmen der fertigenden Industrie durchgeführt, das zahlreiche Anlagentechniker im Einsatz hat. Das individuell erarbeitete Ergebnis hat in diesem Fall gezeigt, dass für dieses Unternehmen sich die mobile Dokumentation als eine der größten Herausforderungen herausstellte.

Mann mit Handy in der Hand

Es zeigte sich, dass sich diese vor allem mitarbeiterübergreifend schwierig gestaltete. Pandemiebedingt finden unsere Workshops derzeit ausschließlich digital statt. Hierbei setzen wir auf Tools wie beispielsweise Miro, mithilfe derer wir trotz der Remote-Durchführung bestmögliche Ergebnisse mit unseren Kunden erreichen können.

Teilnehmer des Workshops

Beim Design Thinking Workshop ist es wichtig, dass interdisziplinäre Teams teilnehmen und an dem zu lösenden Problem arbeiten – mit unterschiedlichen Sichtweisen und Erfahrungen. Da es beim Design Thinking um Nutzerzentrierung geht, war es essenziell, dass auch mehrere Anlagentechniker an dem Workshop teilnehmen, die tagtäglich direkt mit den Herausforderungen konfrontiert sind. So setzte sich der Teilnehmerkreis aus den folgenden Personen zusammen:

  • Anlagentechniker
  • Fachverantwortlicher
  • IT-Projektmanagement
  • Project Sponsor

Phase 1: Verstehen

In der ersten Phase des Workshops beschäftigen sich die Teilnehmer mit der groben Problemdefinition. In unserem Fall ging es dabei um die Verbesserung des Arbeitsablaufes der Anlagentechniker und die Problematik der umständlichen oder fehlenden Möglichkeit zur mobilen Dokumentation.

Phase 2: Beobachtung

In der zweiten Phase des Design Thinking Workshops wird die Ist-Situation definiert. Hierfür war es notwendig, die zentralen Aufgaben und die Rahmenbedingungen der Arbeit zu beschreiben.

Zu Beginn wurden die Person des Anlagentechnikers und seine Aufgaben skizziert:

  • Der Anlagentechniker verantwortet die Wartung von großen Anlagen für die Produktion eines bestimmten Produktes.
  • Seine Tätigkeit umfasst sowohl die reaktive als auch die präventive Wartung.
  • Die Wartung wird monatlich durchgeführt.
  • Die Wartungsaufträge und Dokumentation sind in einer Datenbank hinterlegt. Der Anlagentechniker druckt die Aufträge aus und führt die Dokumentation analog auf einem Klemmbrett durch.
  • Bei genügend Zeit überträgt er seine Aufzeichnungen in die digitale Datenbank.
  • Es gibt drei weitere Kollegen, die ebenfalls für eine Anlage zuständig sind und einen Springer, der den anderen dreien aushilft.
  • Bei Urlaub und Krankheit vertreten sich die Kollegen untereinander.
  • Die Reaktionszeiten sind durch den Wartungsvertrag festgelegt.

Tagesablauf beschreiben

Mithilfe des Tools Miro wurden anschließend verschiedene Post-its erstellt, die den Tagesablauf des Anlagentechnikers darstellen. Anschließend wurden zu den täglichen Aufgaben des Anlagentechnikers die dazugehörigen Herausforderungen beschrieben. Alle Inhalte wurden nachfolgend thematisch gruppiert.

Tagesablauf Anlagentechniker

Phase 3: Sichtweise definieren

In dieser Phase geht es darum, die zuvor gesammelten Informationen zu bündeln und zu priorisieren, um damit einen Lösungsrahmen abstecken zu können.

Die größten Herausforderungen dieser Anlagentechniker bestehen darin, dass unvollständige Kundendaten und Historien vorliegen. Darüber hinaus fehlen oft Informationen oder diese können vom Anlagentechniker nicht zentral abgelegt werden. Stammdaten stehen hierbei nicht übersichtlich zur Verfügung, was in der Regel viel Zeit kostet. Auch ist der Verschleiß oft unbekannt oder es werden versehentlich falsche Ersatzteile bestellt. Darüber hinaus stellt es sich als Herausforderung dar, Aufgabenlisten zu priorisieren und nachzuvollziehen, was bei dem Einsatz eines Kollegen besprochen wurde, weil die Dokumentation fehlt.

Durch die Priorisierung der Tätigkeiten des Anlagentechnikers ergaben sich folgende mögliche Funktionen für die mobile Lösung:

  • Fortschreibung der Maschinenakte
  • Dokumentation über eine Spracheingabe
  • Visuelle Dokumentation über Kamera in das Backend einspielen
  • Einheitliche Datenansicht

Phase 4 & 5: Ideen entwickeln & Prototyp bauen

In dieser Phase werden Lösungen für die zuvor genannten Tätigkeiten und Herausforderungen entwickelt. In diesem Zusammenhang wurden die folgenden Ergebnisse beschrieben, die durch die erarbeitete Lösung erreicht werden:

  • Steigerung der Produktivität
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Reduzierung der Kosten
  • Steigerung der Arbeitgeberattraktivität

Mobile Funktionen

Welche technischen Gegebenheiten des Smartphones sind für die App wichtig, damit die Probleme gelöst und der Anlagentechniker seine Aufgaben effizient durchführen kann?

In unserem Workshop hat das Team die folgenden nötigen mobilen Funktionen definiert:

Mobile Funktionen
  • Mikrofon: Protokollieren, Aufnehmen und Anrufen
  • Offlinefunktionalität: Nutzbarkeit in Bereichen ohne Internetverbindung
  • Stoppuhr: Überwachung, Qualitätssicherung oder Datenerhebung
  • Kamera: Digitalisierung und Protokollierung
  • Sprachaktivierung: Aktivierung und Steuerung des Geräts durch Sprache
  • Bluetooth: Datenübertragung zwischen Geräten über kurze Distanz
  • Schnelles Internet – 4G: Zugriff auf externe Daten, Funktionen und Informationen
  • Fingerabdruck Sensor: Identifizierung, Entsperrung oder Versiegelung
  • QR Code Scanner: Abruf von Daten und Informationen über einen visuell generierten Code
  • Digitale Unterschrift: Unterzeichnung ohne Ausdruck
  • Dokumentenscanner: Digitalisierung realer Dokumente im gewünschten Format
  • Video: Aufnahme- und Abspielfunktion
  • Benachrichtigungen: Neueste Entwicklungen, Updates oder Nachrichten
  • Hoher Sicherheitsstandard: Daten und Anwendung werden geschützt

Analytik & AI

In unserem Workshop haben wir im Team erarbeitet, inwiefern Artificial Intelligence (AI) zur Lösung des Problems beitragen kann. Für die mobile Lösung des Anlagentechnikers soll es durch AI möglich sein, Vorschläge für die nächste Aktion basierend auf einer Verhaltensanalyse zu erhalten. Darüber hinaus wurde eine einheitliche Datenstruktur für die gleiche Ansicht und die Übersetzung der Inhalte in eine beliebige Sprache als wichtig erachtet. Zusätzlich muss die Verarbeitung und Interpretation von Kommunikation und eine effiziente Organisation von Wareneingängen und -ausgängen gegeben sein.

Daten

Die App zur Verbesserung der mobilen Dokumentation für Anlagentechniker ist auf eine Reihe von Daten angewiesen, die ebenfalls von den Teilnehmern definiert wurden. Der Service zur Einsatzplanung muss in der Lage sein, die Auslastung, Qualifikation und Logistik zu berücksichtigen und gleichzeitig die Verwaltung der Kundenbeziehungen abzubilden. Es muss folglich eine Schnittstelle zum CRM gegeben sein. Auch die Lagerhaltung, also die Übersicht des Lagerbestandes und die Produktdatenbank müssen eingebunden werden.

Phase 6: Bewerten

In der letzten Phase des Workshops geht es um die neue User Story zur verbesserten mobilen Dokumentation. Im Anschluss muss überprüft werden, ob die Lösung in der Praxis den gewünschten Mehrwert bringt und wo bei Bedarf entsprechend nachgebessert werden muss.

Mit der neuen App zur mobilen Dokumentation hat der Anlagentechniker alle relevanten Informationen zu seinem Serviceeinsatz geoordnet und direkt griffbereit – auch offline. Daten kann er durch die im Smartphone integrierte Diktierfunktion problemlos ergänzen – diese stehen direkt allen anderen Anlagentechnikern zur Verfügung.

Anlagentechniker mit Handy in der Hand

Auf die Stücklisten bestimmter Maschinenteile kann der Anlagentechniker durch eine intelligente Vorauswahl direkt zugreifen. Ersatzteile können dadurch schneller und präziser bestimmt werden – Fehlbestellungen können verhindert werden. Der Einbau von Ersatzteilen, auch von Drittherstellern, kann über ein einfaches User Interface dokumentiert und in eine aktualisierte Stückliste überführt werden. Schnelle Notizen werden darüber hinaus vom Anlagentechniker über die Sprachaktivierung getätigt. Ein Befehl könnte beispielsweise lauten: „Hey Siri, das untere Getriebe an der Gestellnummer 17 zeigt einen erhöhten Ölverlust.“

Eine erste Version der App zur mobilen Dokumentation verschafft dem Anlagentechniker einen schnelleren Überblick über den Zustand der Maschine, erleichtert ihm die Dokumentation und führt damit zu einer besseren Datenbasis der zu wartenden Maschinen.

Für die nächste Version der mobilen Dokumentationsapp kann aufgrund der besseren Datenbasis eine Aufgabenliste, geordnet nach Prioritäten, für die Einsätze entwickelt werden.

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Workshop mobile Lösungen für Service- und Wartungstechniker
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