Digitales Onboarding neuer Mitarbeiterinnen & Mitarbeiter
Onboarding bezeichnet den Prozess der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen. Dies umfasst in der Regel eine Einführung in die Unternehmenskultur, die Vermittlung der für die spezifische Position erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten sowie die organisatorische Einbindung in das Team und die Arbeitsabläufe. Ziel des Onboarding ist es, den Übergang für neue Kolleg:innen so reibungslos wie möglich zu gestalten und eine schnelle Produktivität sowie eine langfristige Mitarbeiterbindung zu fördern.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird der Onboarding-Prozess immer wichtiger. Ein professionelles Onboarding spart nicht nur Ressourcen, es sorgt auch für eine stärkere Bindung neuer Teammitglieder an das Unternehmen. Eine Onboarding-App kann dabei helfen, den Prozess zu vereinfachen, zu professionalisieren und kosteneffizienter zu gestalten. Stellen Sie mit adesso mobile Einarbeitungspläne und andere relevante Inhalte digitale zur Verfügung – ortsunabhängig und flexibel!
Was ist eine Onboarding App und wann kommt diese zum Einsatz?
Eine Onboarding App ist eine spezialisierte Softwareanwendung zur Digitalisierung und Optimierung des Einarbeitungsprozesses neuer Mitarbeiter:innen. Sie dient als Plattform, um einen Einarbeitungsplan bereitzustellen, Schulungen zu verwalten, Umfragen zur Verfügung zu stellen und die Kommunikation zwischen Neuzugängen und dem Unternehmen zu erleichtern. Typischerweise beinhaltet eine Einarbeitungs-App Funktionen wie die Darstellung von Unternehmenswerten und -richtlinien, interaktive Einführungen in Teams und Arbeitsabläufe, Checklisten für die ersten Tage und Wochen im Unternehmen sowie Möglichkeiten zum Austausch und zur Vernetzung mit Kolleg:innen. Onboarding-Apps kommen zum Einsatz, sobald neuer Mitarbeitende eingestellt werden und begleiten diese häufig während der gesamten Einarbeitungsphase, die je nach Unternehmen und Position variieren kann. Der Einsatz solcher Apps zielt darauf ab, den Onboarding-Ablauf effektiver, messbarer und attraktiver zu gestalten.
Der Onboarding-Prozess beginnt dabei nicht erst mit dem Antrittstag. Es empfiehlt sich, dass die Mitarbeiter App direkt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages zum Einsatz kommt. So können Sie schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn und während der Probezeit ein gutes Verhältnis zu Ihren neuen Mitarbeiter:innen aufbauen und sie an Ihr Unternehmen binden.
Gutes UX Design der Onboarding-App ist für neue Mitarbeiter elementar
Ansprechendes UX Design ist für Onboarding-Applikationen nicht nur wünschenswert, sondern elementar, um neuen Mitarbeitenden einen positiven Start im Unternehmen zu ermöglichen. Eine benutzerfreundliche Oberfläche, die aadeuf Einfachheit und Klarheit setzt, trägt wesentlich dazu bei, dass sich neue Teammitglieder schnell zurechtfinden und nicht durch komplexe Navigationsstrukturen überfordert werden. Interaktive Elemente und eine effektive Benutzerführung helfen dabei, die Einarbeitung spielerisch und intuitiv zu gestalten (Stichwort: Gamification), während personalisierte Nutzererlebnisse das Gefühl vermitteln, als Individuum wahrgenommen zu werden.
Darüber hinaus muss das Design des softwaregestützten Onboardings mit dem Markenauftritt des Unternehmens übereinstimmen, um die Konsistenz der Corporate Identity zu wahren und die Markenwerte von Anfang an zu vermitteln. Eine attraktiv gestaltete Onboarding App, die sowohl ein exzellentes UX Design aufweist als auch das Markenimage stärkt, kann die Bindung an das Unternehmen fördern und den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legen.
Onboarding Software – Funktionen und Prozesse
Start Onboarding
Mit der Vertragsunterschrift bekommt Ihre neue Arbeitskraft einen Zugang zum mobilen Onboarding Tool und bereits vor dem ersten Arbeitstag – also in der Phase des Preboarding – seine Zeit nutzen, um sich mit Ihrem Unternehmen vertraut zu machen.
Onboarding-Journey
Mithilfe der App ist ein strukturierter Onboarding-Prozess gewährleistet. Ihre neue Arbeitskraft weiß zu jedem Zeitpunkt, welche anstehenden Aufgaben sie oder ihn erwartet, wodurch keine Unsicherheit aufkommt. Ihr Unternehmen profitiert derweil von transparenten Fortschrittsberichten und einer schnelleren Einsatzbereitschaft neuer Arbeitskräfte.
Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung
Neue Angestellte können gewünschte Arbeitsplatzausstattung wie Smartphone, Laptop, Monitor oder Schreibtisch in einer Art Katalog auswählen und direkt im Onboarding-Programm bestellen.
Übermittlung von Daten
Ihr neues Teammitglied hat die Möglichkeit, relevante Daten über die Mitarbeitenden-Software zu übermitteln. In dieser Phase erleichtert eine mobile Lösung per App alle administrativen Prozesse, wie zum Beispiel das Ausfüllen von Personalfragebögen für HR Abteilung, die Einreichung von Zertifizierungen, Informationen zur Krankenkasse oder die Planung von ersten Aufgaben und Terminen.
Schulungen
Schulungen, Gesundheitschecks oder Pflichtunterweisungen können direkt per App gebucht werden. Vor jedem Termin erhält Ihr/e Mitarbeiter:in eine Erinnerung.
Chatfunktion
Durch eine Chatfunktion können neue Beschäftigte mit zukünftigen Paten, Mentoren, Führungskräften oder der Personalabteilung gkommunizieren. Dies fördert eine offene Kommunikationskultur und erleichtert den Austausch von Informationen und Feedback, was beim erfolgreichen Onboarding eine vertrauensvolle Arbeitsbeziehung aufbaut.
Wichtige Informationen
Alle relevanten Unternehmensinformationen (Standorte, Ansprechpartner, Telefonnummern etc.) stehen Ihrem frisch rekrutierten Mitarbeitenden mit Eintritt in Ihr Unternehmen direkt zur Verfügung.
Steckbriefe
Um neue Teammitglieder vorab im Unternehmen vorzustellen, besteht die Möglichkeit, in der Onboarding-Software ein Profil mit Foto zu erstellen. Das fördert die Transparenz und erleichtert den Überblick über neue Gesichter im Unternehmen.
Spaß
Das Vergnügen sollte auf der Arbeit nicht zu kurz kommen: Binden Sie bei Bedarf Elemente wie Gamification in Ihr Onboarding-Tool ein, zum Beispiel ein Quiz. Spielerische Herausforderungen dienen der Motivationsförderung neuer Kollegen und Kolleginnen, vermitteln Wissen auf unterhaltsame Weise und fördern den Teamgeist.
Feedback
Eine integrierte Feedbackfunktion hilft Ihnen bei der Erstellung von Fragekatalogen, um frühzeitig Herausforderungen zu erkennen und anzugehen. Sie fördern damit proaktives Handeln und eine offene Kommunkation in Ihrem Unternehmen und beugen einer starken Fluktuation vor.
Welcome Day
Die Einladung für den Welcome Day sowie die Agenda für die Veranstaltung werden über die App kommuniziert. Geben Sie Neuankömmlingen in der Onboarding Lösung auch die Möglichkeit zur direkten Rückmeldung, falls Fragen auftauchen sollten.
Effizient ab dem ersten Arbeitstag: Das sind die Vorteile des digitalen Onboarding beim Einarbeiten neuer Kolleg:innen
- Alle Daten sind zentral in der Onboarding-App gespeichert und jederzeit und überall abrufbar.
- Die Daten sind digital verfügbar und können automatisiert in den internen Systemen verarbeitet werden.
- Durch die Anbindung an einen internen IT-Servicekatalog ist die eigenständige Erstellung von Tickets für die Arbeitsmittelauswahl möglich.
- Es wird ein einheitlicher Kommunikationskanal für den Informationsaustausch genutzt.
- Leitende Angestellte und die Personalabteilung werden entlastet, was zu einer Kostensenkung führt.
- Neue Teammitglieder entwickeln schnell ein Zugehörigkeitsgefühl und binden sich so an das Unternehmen.
- Anfängliche Unsicherheiten werden durch die mobile App aufgefangen.
- Es besteht die Möglichkeit, diverse multimediale Elemente in der App zu integrieren.
- Spielerische Features helfen den neuen Teammitgliedern, das Unternehmen und ihre neue Arbeitsumgebung zu erkunden.
- Der gesamte Prozess verläuft für alle Beteiligten von Beginn an strukturiert.