Messaging in der öffentlichen Verwaltung

Digitale Kommunikation ist für Behörden in Deutschland längst unverzichtbar geworden. Ob in Ministerien, nachgeordneten Behörden oder kommunalen Verwaltungen: Die dienstliche Kommunikation erfolgt zunehmend digital und soll dabei nicht nur effizient, sondern auch verschlüsselt, DSGVO-konform und in Echtzeit erfolgen. 

Im Vergleich zu gängigen Messenger-Diensten wie WhatsApp, Telegram oder Threema, die zwar weit verbreitet, aber für den dienstlichen Einsatz ungeeignet sind, braucht es spezialisierte Lösungen und maximale Sicherheit. Die Messenger müssen auf europäischen Servern betrieben werden, in ein behördliches Rechenzentrum integrierbar sein und durch technische Maßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung abgesichert werden. 

In seinen Vorgaben betont das Bundesministerium des Innern (BMI) die hohe Relevanz von Datensicherheit, Netzwerkintegration und Resilienz. Eine moderne Messaging-Lösung muss diesen Anforderungen ebenso gerecht werden, wie dem Bedürfnis nach einer niederschwelligen Nutzung, dem Versenden von Sprachnachrichten, gruppenbasierten Chats und einer strukturierten Kommunikation. 

Neben der Technik spielt auch die Nutzerakzeptanz eine entscheidende Rolle: Eine intuitive Benutzeroberfläche, automatisierte Abläufe (z. B. Verteiler, Eskalationen, Erinnerungen) und die Integration in bestehende Verwaltungsprozesse erhöhen die Chancen auf eine breite Einführung. Schlussendlich spielt das Thema Datensouveränität eine entscheidende Rolle. Das gilt insbesondere für Behörden in Deutschland, die sicherstellen müssen, dass alle dienstlichen Nachrichten und Informationen ausschließlich auf geschützten Servern innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Auch die Ausfallsicherheit wird deutlich reduziert, wenn ein Messengerdienst auf eigenen Servern betrieben wird. 

Mobile Messenger für Behörden der Bundesverwaltung sollten im Idealfall eine orts- und zeitunabhängige Kommunikation bieten – auf dienstlich betriebenen Endgeräten, in Echtzeit und datenschutzkonform. Gerade in föderalen Strukturen und in Krisensituationen bietet dies enorme Vorteile. 

Moderne Funktionen wie Text- und Sprachnachrichten, sichere Dateifreigaben und Logins, kanalübergreifende Kommunikation und Push-Benachrichtigungen tragen zur Beschleunigung von Entscheidungsprozessen bei. Die Voraussetzung dafür ist eine tiefe Integration in bestehende Sicherheitsstrukturen – inklusive Geräteverwaltung, Verschlüsselung, Rechte- und Rollenkonzepten sowie Identity Management. Die ideale Kommunikationslösung vereint dabei Benutzerfreundlichkeit mit DSGVO-konformen Sicherheitsstandards: Sie ermöglicht den Mitarbeitenden, effizient und flexibel zu kommunizieren – sei es auf dienstlich verwalteten Endgeräten oder über gesicherte Webzugänge. 

Eine Studie des Fraunhofer-Instituts FOKUS belegt, dass moderne digitale Kommunikationsmittel das Vertrauen der Mitarbeitenden stärken und den Kulturwandel hin zu einer agilen, digital arbeitenden Verwaltung fördern. 

Auch die Integration in eine behördliche Infrastruktur (Cloud) wird dabei zunehmend relevant, sofern diese den hohen Standards an Datensicherheit und Zugriffsschutz genügt. Denn nur so lassen sich Kommunikationsprozesse effektiv automatisieren und skalieren. 

adesso begleitet seit Jahren die Entwicklung und Implementierung sicherer Messenger-Dienste für Behörden in Deutschland – von der Architektur über das UX-Design bis hin zur produktiven Umsetzung eines Messengers. 

In einem laufenden Projekt mit einem Bundesressort entwickelt das Unternehmen eine Messaging-Lösung, die auf dienstlich verwalteten Endgeräten betrieben wird und vollständig in das IT-Netz des Bundes eingebunden ist. Der Betrieb erfolgt in einem zertifizierten, hochsicheren Rechenzentrum innerhalb Deutschlands. 

Zu den umgesetzten Funktionen gehören: 

Dabei berücksichtigen unsere Entwickler:innen, UX-Expert:innen und Architekt:innen nicht nur technologische Standards, sondern auch die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors – von der IT-Grundschutz-Compliance bis zur plattformübergreifenden Nutzbarkeit.