Public Sector

Die digitale Verwaltung

Herausforderung und Potenziale der digitalen Verwaltung

Der Bereich Public zeichnet sich dadurch aus, dass er in den Diensten des Staates oder einem anderen öffentlichen Träger steht. Diese lassen sich in drei Ebenen unterteilen:

  • Bundesebene  
  • Landesebene  
  • Kommunaler Ebene

Die Digitalisierung birgt für den Public Sector zahlreiche Potentiale. Eine digitale Verwaltung kann neben dem Aufbau zielgruppenspezifischer Angebote auch Arbeitsprozesse vereinfachen, Ressourcen sparen und staatliche Ziele effektiver erreichen.

Digitale Verwaltung

Darüber hinaus erhöht die digitale Transformation die Attraktivität der Verwaltung und sorgt dafür, dass Mitarbeiter von monotonen Aufgaben entlastet werden. Neben zahlreichen Chancen ergeben sich für den Staat und seine Verwaltung auch Herausforderungen. Historisch gewachsene Fachverfahren müssen modernisiert, der IT-Betrieb konsolidiert und die e-Akte eingeführt werden. Die e-Akte ermöglicht die digitale rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation von Entscheidungsprozessen.

Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) baut sich für Behörden zusätzlicher Druck seitens der politischen Entscheidungsträger auf. Denn bis Ende 2022 sind Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen digital über Portale anzubieten. Darüber hinaus schreibt das Onlinezugangsgesetz vor, dass diese Portale zu einem Portalverbund verknüpft werden müssen.

Gerade während der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass ein gut funktionierendes und sicheres eGovernment – die digitale Abwicklung von Geschäftsprozessen der öffentlichen Verwaltung – enorm wichtig ist, denn zahlreiche Behörden waren über Wochen hinweg für den Publikumsverkehr geschlossen.

Die technologische Entwicklung und die Integration eines eGoverments wird darüber hinaus zu einer bedeutenden Beschleunigungsdynamik führen, denn zahlreiche Potentiale werden bisher nicht genutzt.

Mögliche Einsatzszenarien der digitalen Verwaltung

Digitale Verwaltung, Man scannt etwas mit iPad

Mobile Bürgerdienste

Mithilfe einer Bürgerservice-App werden Bürgerinnen und Bürger mit hilfreichen Informationen versorgt und können online Termine buchen – darüber hinaus ist die vollständige Bearbeitung von Anliegen möglich. Von der Auskunft und Beratung über die Aufnahme des Antrages bis hin zur Bezahlung und Übermittlung der Dokumente werden Vorgänge effizient digital abgewickelt. Zusätzlich können Fragen via Chat oder Chatbot eingereicht und geklärt werden. Nicht nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit für das Wesentliche, auch die Bürgerinnen und Bürger profitieren von einer besseren Erreichbarkeit und müssen keine langen Wartezeiten mehr in Kauf nehmen.

Mobile Bauprojektüberwachung, Digitale Verwaltung

Mobile Bauprojektüberwachung 

Bei groß angelegten Bauprojekten oder Sanierungsmaßnahmen sind verschiedene Dienstleister und Parteien involviert – darüber hinaus müssen zahlreiche Einzelheiten berücksichtigt werden. Eine mobile Bauprojektüberwachung unterstützt bei der Sicherstellung einer optimalen Koordination und Dokumentation des Projektes. Vorgänge, Aufträge und Dokumentationen können mit verschiedenen Medien digital erfasst werden und ersetzen die manuelle Eingabe. Zeitpläne, Budgets und Handwerkerangebote werden digital erstellt und archiviert. Mit der mobilen Bauprojektüberwachungen sind alle Informationen ortsunabhängig verfügbar und ermöglichen eine erfolgreiche und effiziente Umsetzung.

Digitale Verwaltung, Mobile Facility Management, Digitale Verwaltung

Mobile Facility Management 

Mit einer Facility Management-App werden Wartungen, Inspektionen und Instandsetzungen effizienter umgesetzt. Alle Aufträge und Dokumentationen können digital erfasst, übermittelt und anschließend weiterverarbeitet werden, wodurch ein hoher Automationsgrad erreicht und Prozesse vereinfacht werden können. Alle Informationen können von überall eingesehen und bearbeitet werden, sodass Gebäude optimal bewirtschaftet werden. Eine mobile Lösung reduziert den administrativen Aufwand, indem Tätigkeiten des Facility Managements digital erfasst und alle weiteren Prozesse vollautomatisch angestoßen werden.

Bürger-App

Bürger-App 

Mit einer Bürger-App können Potentiale genutzt werden, indem Bürgerinnen und Bürger mobil über ihr Smartphone Ideen bei der Stadt einreichen können – mit Foto und Standortübertragung, Nachricht oder Video.

Nach der Übermittlung einer Idee oder eines Verbesserungsvorschlages erhalten die Bürgerinnen und Bürger eine Benachrichtigung darüber, in welchem Status sich ihre Anfrage befindet und ob diese umgesetzt wird.

Intelligente Infrastruktur

Intelligente Infrastruktur 

Die Kombination aus künstlicher Intelligenz und IoT ermöglicht eine vorausschauende Wartung, die Störungen und Wartungsbedarfe mithilfe von Sensoren frühzeitig erkennt und behebt, ohne dass größere Schäden entstehen. Die Wartungsteams der Stadt müssen nur noch die auf dem mobilen Gerät angezeigten Aufträge abarbeiten, wodurch ein effizienterer Ablauf gewährleistet und Kosten reduziert werden. Darüber hinaus können mithilfe mobiler Devices Schäden an Straßen, Lampen oder Gebäuden innerhalb kürzester Zeit mit Fotos, Videos und GPS-Daten übermittelt oder Instandsetzungsmaßnahmen dokumentiert werden.

Vorteile einer digitalen Verwaltung

  • Digitalisierung, Optimierung bestehender Kernprozesse und Fachverfahren, Automatisierung 
  • Bessere Erreichbarkeit und direkte Kommunikation 
  • Mobiler Onlinezugang zu Verwaltungsplattformen 
  • Entlastung der Mitarbeiter 
  • Effizienzsteigerung, Simplifizierung durch Technologie 
  • Mehrwert durch zusätzliche Services 
  • Kostenreduktion 
  • Digitale Regulierung, Realisierung gesetzlicher digitaler Vorgaben 
  • Bildung und Anstellung, Onboarding App 
  • Smart Cities, Schaffung von Transparenz 
  • Organisation zentraler und lokaler Behörden  
  • Verbesserung der Leistungsfähigkeit des öffentlichen Sektors 
  • Attraktive, zielgruppenaffine Benutzerführung durch UI/UX Expertise 

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